102 - Analyse préalable d'un projet...

De quoi s'agit-il ?

Concevoir une base de données passe obligatoirement par une analyse préalable sérieuse. Tout en étant conscient de la qualité de leurs connaissances parfaites, tous ceux qui ont sauté directement sur leur clavier pour tenter de réaliser une application dont ils ont eu une idée ausi subite qu'imprécise, se sont tous, à un moment donné ou un autre, "plantés". "Ah... zut... j'ai oublié ça... " etc... et plus le travail avance, pour on se rend compte qu'on a oublié de prendre en compte une très grande quantité de paramètres...

Ils ont tous été obligés de tout recommencer... ou bien de tout abandonner...

Se mettre à la place de l'utilisateur

Ce qui veut dire que tout travail de création de logiciel de gestion commence par LA question essentielle !

Ensuite on peut se demander "Qui va l'utiliser ?", et puis également "Comment pourrions-nous en améliorer le fonctionnement ?" Car, qui dit "fonctionnement" laisse déja deviner l'existence de règles, de procédures, qui sont déjà en vigueur... bien avant l'arrivée du logiciel.

L'analyse fonctionnelle

D'où l'indispensable phase qui consiste à A-NA-LY-SER ...EN SE RETENANT D'APPORTER DE SUITE UNE SOLUTION. Etudiez l'existant, faites l'état des lieux. Tentez de comprendre quels sont les procédures actuellement en vigueur, quels sont les états qui sont édités, à qui servent-ils, qui les a demandé... où vont les documents édités etc...
"Vous, mademoiselle, quel est votre rôle ?"
"- je fais les commandes hebdomadaires..."
"- Parfait ! Montrezmoi, s'il vous plait, comment vous procédez..."

La consultation des documents-papier existants est très précieuse. Elle peut, dans certains cas, être une mine d'or de réponses aux questions à venir. Il ne faut jamais la négliger.

C'est un véritable travail d'enquête qui est le fondement même d'une critique constructive. Je ne dis pas que tout doit systématiquement être effacé, ou annulé. Non ! Mais il faut être persuadé que c'est la phase qui permettraà l'analyste de saisir les points sensibles qu'une solution informatique supprimera si elle se révèle inutile, créera si elle devient, avec le temps, indispensable, ou améliorera si la solution existante est insuffisante.

C'est généralement au cours de cette phase que se découvrent des "procédures floues", qu'il convient de détecter assez rapidement.

Par exemple, à la question que je posais "Pourquoi adressez vous ce document en double exemplaire à untel ?", il m'a été répondu: "Parcequ'on m'a demandé de le faire parceque la fille avant moi faisait pareil...". Et quand on suit la trace du chemin qu'emprunte le document, on s'apperçoit qu'il est réceptionné par le "untel" qui le sépare des autres, et le met à la poubelle... Il y a donc là une procédure qui survit... personne ne sait quand ni pourquoi elle est née... surtout si les personnes qui l'ont élaborée ne se rencontrent que très rarement... ou ont disparu...

Ces procédures floues sont appellées peu à peu à disparaître... tout comme peut passer dans l'oubli des procédures importantes, mais exceptionnelles... qui s'oublient à l'occasion d'un changement de personnel.

Un base de données n'oublie rien... à condition que l'analyste aie eu connaissance de l'utilité de telle ou telle procédure...